Cài đặt sinh mã số tự động trên phần mềm

Mục đích:

Cài đặt quy tắc sinh mã số tự động và mặc định một số thông tin khi "Thêm mới" bản ghi dữ liệu cho các mô đun nghiệp vụ trên hệ thống. Việc sinh mã tự động giúp:

• Quản lý dữ liệu thống nhất và chính xác.
• Hạn chế trùng lặp mã.
• Dễ dàng tra cứu và phân loại thông tin.

Nguyên tắc:

- Mẫu mã số:

• Chỉ sử dụng các ký tự: Chữ cái (A-z), chữ số (0-9) và dấu (_ hoặc . hoặc -).
• Không sử dụng các ký tự đặc biệt như ; : , ` ' ~ ! @ # $ % ^ & * () < | \ / + = [ ] { }, khoảng trắng hoặc ký tự unicode (đ, â,...).

- Chỉ số thứ tự: Cố định số ký tự của phần chỉ số thứ tự, để các mã sinh ra có cùng độ dài và dễ dàng sắp xếp. Ví dụ: Nếu có 1000 tài sản và đặt độ dài phần số là 4 thì mã sẽ có dạng xyz0001 đến xyz9999.

A. THIẾT LẬP

Mục đích: Thiết lập quy tắc sinh mã số chung cho tất cả các tổ chức.

1. Vào mục "Quản lý sinh mã số" theo đường dẫn: Hệ thống >> Tiện ích >> Quản lý sinh mã số.

2. Nhấn chọn tiện ích "Thiết lập".

3. Cập nhật các thông tin trên form nhập liệu:

4. Nhấn "Lưu đóng", để lưu.

B. CÀI ĐẶT SINH MÃ SỐ

Mục đích: Cài đặt sinh mã số riêng cho từng tổ chức (áp dụng mô hình đa tổ chức, mỗi tổ chức sinh mã theo quy tắc khác nhau).

B1. Thêm mới

- Thêm mới bản ghi cài đặt sinh mã số.

1. Nhấn "Thêm".

2. Cập nhật các thông tin trên form

Giải thích các trường thông tin

Stt	Cột	Ý nghĩa
I	Tab Cơ bản	Cập nhật và hiển thị các thông tin cơ bản.
	Tên mã số	Lựa chọn tên mô đun nghiệp vụ cần khai báo quản lý sinh mã số.
	Mã sinh số	Khai báo ký tự và số được sử dụng để hệ thống tạo mã theo quy tắc. Ví dụ: "A.2025." và số cuối là 100 thì mã số được tạo khi "Thêm mới" bản ghi dữ liệu là "A.2025.101".
	Mẫu mã số	Định nghĩa cấu trúc mã gồm phần ký tự và phần số. Nhập 1 hoặc nhiều thành phần: Ma_nhom, Ma_loai, Ma_tochuc, Ma_phanloai, yyyy. Ví dụ: Ma_tochuc.Ma_loai.yyyy thì mã số sẽ được ghép bằng tổ chức, mã loại và năm. Để rỗng nếu sinh mã chung chỉ chứa số thứ tự hoặc để ký tự mã theo yêu cầu.
	Số cuối	Số thứ tự cuối tính đến thời điểm hiện tại để tăng tiếp khi "Thêm mới" bản ghi dữ liệu.
	Mã sau số	Tích chọn để sắp xếp "số thứ tự" lên trước "mẫu mã số" khi sinh mã số cho bản ghi dữ liệu.
	Dài phân số/ Dài qui cách	Nhập số lượng ký tự phần số/ số lượng ký tự qui cách quy định cho mã số sinh tự động.
	Mẫu mã số 2/ Số cuối 2/ Dài phần số 2/ Dài qui cách 2	Định nghĩa cấu trúc mã số 2 gồm phần ký tự và phần số, dùng cho các form có mã số 2 tự sinh (số barcode hàng hóa; số barcode thẻ tài sản; số chứng từ 2 hóa đơn mua, hóa đơn bán, kho hàng, tài chính). Tương tự như Mẫu mã số.
	Thứ tự	Thứ tự hiển thị của bản ghi (mã số) trên lưới dữ liệu.
	Ghi chú	Thông tin bổ sung thêm (nếu có).
II	Tab Mặc định	Cài đặt các thông tin mặc định khi "Thêm mới" bản ghi dữ liệu.
	Tình trạng	Cài đặt mặc định tình trạng (khởi tạo, chờ duyệt, phê duyệt,...) của bản ghi dữ liệu khi "Thêm mới".
	Trạng thái	Cài đặt mặc định thông tin trạng thái của bản ghi dữ liệu khi "Thêm mới".
	Người liên quan	Gán mặc định người liên quan bản ghi dữ liệu khi "Thêm mới".
	Thông báo	Tích chọn để thiết lập mặc định gửi thông báo cho người liên quan khi hoàn thành "Thêm mới" bản ghi dữ liệu.
	Tổ chức liên quan	Gắn mặc định tổ chức liên quan cho bản ghi dữ liệu khi "Thêm mới", danh sách này được hiển thị từ Hệ thống >> Công ty.
	Cho phép sửa/ xóa	Cài đặt mặc định tích chọn cho phép tổ chức liên quan được quyền sửa/ xóa bản ghi dữ liệu khi "Thêm mới".
	Gắn tổ chức	Tích chọn để mặc định gắn tổ chức liên quan là tổ chức quản lý cho bản ghi dữ liệu khi "Thêm mới".
III	Tab Mở rộng	Cập nhật các thông tin mở rộng khác.
	Tổ chức	Tổ chức trực tiếp quản lý thông tin sinh mã số đang cập nhật, danh sách này được hiển thị từ Hệ thống >> Công ty.
	Tổ chức liên quan	Tổ chức được nhìn thấy thông tin sinh mã số đang cập nhật, danh sách này được hiển thị từ Hệ thống >> Công ty.
	Cho phép sửa/ xóa	Tích chọn nếu cho phép tổ chức liên quan được quyền sửa/ xóa bản ghi sinh mã số đang cập nhật.
	Góp ý	Thông tin góp ý để những người liên quan cùng đọc được.
	Ghi nhớ của tôi	Thông tin ghi nhớ, lưu trữ và xem riêng cho từng tài khoản người dùng.

3. Nhấn "Lưu đóng", để lưu.

B2. Tạo lập

- Khởi tạo các bản ghi cài đặt sinh mã số ban đầu theo thiết lập.

C. QUẢN LÝ SINH MÃ SỐ

Mục đích: Quản lý các bản ghi theo dõi sinh mã số.

Các thao tác thực hiện:

• Sửa đồng loạt
• Đánh lại số
• Đọc dữ liệu
• Xóa
• Xóa tất cả

C1. Sửa đồng loạt

- Sửa đồng loạt thông tin cài đặt sinh mã số.

1. Chọn các bản ghi cần sửa thông tin.

2. Nhấn chọn tiện ích "Sửa đồng loạt"

3. Cập nhật các thông tin trên form

4. Nhấn "Chọn", để lưu thông tin.

C2. Đánh lại số

- Đặt lại số cuối về 0 cho các bản ghi quản lý sinh mã số trên lưới dữ liệu. Khi thêm mới đối tượng, mã số sẽ đánh lại từ 1.

C3. Đọc dữ liệu

- Sau khi import dữ liệu nghiệp vụ từ file excel, thực hiện import danh sách bản ghi quản lý sinh mã số để ghi nhận mã đã sinh số và số thứ tự cuối, giúp hệ thống sinh mã số tiếp theo đúng thứ tự.

1. Nhấn chọn tiện ích "Đọc dữ liệu".

2. Nhấn "Tải tệp mẫu Excel".

3. Chuẩn hóa dữ liệu theo tệp mẫu.

Lưu ý:

- Cấu trúc file import có 2 sheet: Template và HUONG_DAN.

- Vui lòng đọc chi tiết hướng dẫn cách nhập liệu tại sheet HUONG_DAN.

4. Nhấn "Select files", tìm chọn tệp dữ liệu (excel) đã chuẩn hóa (Chờ cho tải xong =100%)

5. Nhấn "Chọn", để import dữ liệu lên phần mềm.

C4. Xóa

- Xóa một hoặc nhiều bản ghi đang được chọn tại lưới dữ liệu.

C5. Xóa tất cả

- Xóa tất cả các bản ghi tại lưới dữ liệu.