Cài đặt sinh mã số tự động trên phần mềm

A. THIẾT LẬP

Mục đích: Thiết lập các thông tin cho đối tượng cần quản lý sinh mã số.

Khuyến nghị: Mã số là 1 phần quan trọng đối với hệ thống, giúp quản lý khoa học, chặt chẽ và đặc biệt hĩu hiệu khi doanh nghiệp phát triển theo thời gian.

1. Nên cố định độ dài phần số phù hợp và như nhau để đồng nhất mã số. Ví dụ: Có 1000 tài sản thay vì mở mã từ 1 đến 9999, thì khi cố định độ dài phần số là 4 thì hệ thống sẽ sinh mã dạng xyz0001 đến xyz9999.

2. Không dùng các ký tự đặc biệt (; : , ` ' ~ ! @ # $ % ^ & * () < | \ / + = [ ] { }), khoảng cách, ký tự unicode (đ, â,...).

Thao tác:

1. Vào mục "Quản lý sinh mã số" theo đường dẫn: Hệ thống >> Tiện ích >> Quản lý sinh mã số.

2. Nhấn chọn tiện ích "Thiết lập".

3. Cập nhật các thông tin trên form nhập liệu:

Giải thích các trường thông tin

Stt	Tab, trường	Ý nghĩa
I	Tab Cơ bản	Cập nhật và hiển thị các thông tin cơ bản.
	Tên loại	Lựa chọn tên loại đối tượng cần thiết lập quản lý sinh mã số.
	Không sinh mã	Tích chọn để hệ thống không sinh mã số một cách độc lập cho đối tượng khi "Thêm mới" bản ghi ở từng tổ chức khác nhau.
	Sinh mã riêng	Tích chọn nếu muốn hệ thống sinh mã riêng một cách độc lập cho đối tượng khi "thêm mới" bản ghi ở từng tổ chức khác nhau (nếu đối tượng chưa "thiết lập" mẫu mã số chung).
	Mẫu mã số	Nhập 1 hoặc nhiều thành phần: Ma_nhom, Ma_loai, Ma_tochuc, Ma_phanloai, yyyy. Ví dụ: Ma_tochuc.Ma_loai.yyyy thì mã số sẽ được ghép bằng tổ chức, mã loại và năm. Để rỗng nếu sinh mã chung chỉ chứa số thứ tự.
	Mẫu bổ sung	Nhập các thành phẩn thuộc Mẫu mã số để mã số không tăng theo yếu tố này. Ví dụ: yyyy thì mã số sẽ tăng liên tục theo các năm, không nhập thì mỗi năm mẫu mã số sẽ tăng lại từ đầu.
	Mẫu mã số 2	Cấu trúc mã số 2 dùng cho các form có 2 mã số tự sinh (tài sản - barcode; chứng từ - số chứng từ 2). Có thể nhập 1 hoặc nhiều thành phần tương tự như Mẫu mã số.
	Dài phần số	Khai báo độ dài phần số.
	Khóa sổ	Để khi service khóa sổ kích hoạt/ thực hiện khóa sổ hệ thống sẽ tự tạo bản ghi khóa sổ.
	Ngày/ tuần/ tháng	Cập nhật chu kỳ khóa sổ tự động, tự động khóa sổ đối tượng ở ngày bao nhiêu trong tháng hoặc tuần bao nhiêu trong tháng hoặc tháng thứ mấy trong năm. Ví dụ: Cập nhật chu kỳ khóa sổ 25,0,0. Hệ thống tự động khóa sổ theo chu kỳ ngày 25 hàng tháng.
	Ghi chú	Thông tin bổ sung thêm (nếu có).
II	Tab Mặc định	Cài đặt các thông tin mặc định của đối tượng liên quan đến mã số đang thiết lập.
	Tình trạng	Mặc định tình trạng (khởi tạo, chờ duyệt, phê duyệt,...) của đối tượng khi thêm mới.
	Trạng thái	Mặc định thông tin trạng thái của đối tượng khi thêm mới.
	Người liên quan	Mặc định người liên quan đến đối tượng thêm mới.
	Thông báo	Tích chọn để thiết lập mặc định gửi thông báo cho người liên quan khi hoàn thành thêm mới hoặc đối tượng.
	Tổ chức liên quan	Mặc định tổ chức được nhìn thấy thông tin khi thêm mới, danh sách này được hiển thị từ Hệ thống >> Công ty.
	Cho phép sửa/ xóa	Tích chọn nếu cho phép tổ chức liên quan được quyền sửa xóa các thông tin.
	Gắn tổ chức	Tích chọn nếu muốn tổ chức liên quan luôn được gắn thêm thông tin tổ chức.

4. Nhấn "Lưu đóng", để lưu.

B. QUẢN LÝ SINH MÃ SỐ

Mục đích: Quản lý các thông tin sinh mã số đã được thiết lập.

Các thao tác thực hiện:

>> Thêm mới: Thực hiện thêm mới bản ghi quản lý sinh mã số, áp dụng cho trường hợp:

- Đối tượng thêm muốn quản lý sinh mã số riêng cho từng tổ chức.

- Đối tượng đã import dữ liệu, thêm bản ghi để quản lý mã số riêng theo số cuối.

1. Nhấn "Thêm".

2. Cập nhật các thông tin trên form:

- Tab "Cơ bản":

- Tab "Mặc định":

- Tab "Mở rộng":

3. Nhấn "Lưu đóng", để lưu.

4. Bản ghi vừa thêm mới hiển thị trên giao diện.

Giải thích các trường thông tin

Stt	Cột	Ý nghĩa
I	Tab Cơ bản	Cập nhật và hiển thị các thông tin cơ bản.
	Tên mã số	Lựa chọn tên loại đối tượng cần quản lý sinh mã số.
	Mã sinh số	Khai báo theo mẫu mã số và mã bổ sung trong thiết lập.
	Mẫu mã số	Nhập 1 hoặc nhiều thành phần: Ma_nhom, Ma_loai, Ma_tochuc, Ma_phanloai, yyyy. Ví dụ: Ma_tochuc.Ma_loai.yyyy thì mã số sẽ được ghép bằng tổ chức,mã loại và năm. Để rỗng nếu sinh mã chung chỉ chứa số thứ tự hoặc để ký tự mã theo yêu cầu.
	Số cuối	Số chứng từ cuối tính đến thời điểm hiện tại để khi phát sinh đối tượng mới sẽ là số tiếp theo của số chứng từ cuối.
	Mã sau số	Tích chọn nếu mẫu mã số nằm cuối số.
	Dài phân số/ Dài qui cách	Độ dài phần số/ qui cách quy định cho đối tượng.
	Mẫu mã số 2/ Số cuối 2/ Dài phần số 2/ Dài qui cách 2	Cấu trúc mã số 2 dùng cho các form có 2 mã số tự sinh (tài sản - barcode; chứng từ - số chứng từ 2).
	Thứ tự/ Hiển thị	Thứ tự hiển thị của bản ghi (mã số) trên lưới dữ liệu/ Tích chọn để hiển thị bản ghi (mã số) đang thiết lập.
	Ghi chú	Thông tin bổ sung thêm (nếu có).
II	Tab Mặc định	Cài đặt các thông tin mặc định của đối tượng liên quan đến mã số đang thiết lập.
	Tình trạng	Mặc định tình trạng (khởi tạo, chờ duyệt, phê duyệt,...) của đối tượng khi thêm mới.
	Trạng thái	Mặc định thông tin trạng thái của đối tượng khi thêm mới.
	Người liên quan	Mặc định người liên quan đến đối tượng thêm mới.
	Thông báo	Tích chọn để thiết lập mặc định gửi thông báo cho người liên quan khi hoàn thành thêm mới hoặc đối tượng.
	Tổ chức liên quan	Mặc định tổ chức được nhìn thấy thông tin, danh sách này được hiển thị từ Hệ thống >> Công ty.
	Cho phép sửa/ xóa	Tích chọn nếu cho phép tổ chức liên quan được quyền sửa xóa các thông tin.
	Gắn tổ chức	Tích chọn nếu nếu muốn tổ chức liên luôn được gắn thêm thông tin tổ chức.
III	*Tab Mở rộng*	Cập nhật các thông tin mở rộng khác.
	Tổ chức	Tổ chức trực tiếp quản lý thông tin mã số, danh sách này được hiển thị từ Hệ thống >> Công ty.
	Tổ chức liên quan	Tổ chức được nhìn thấy thông tin mã số, danh sách này được hiển thị từ Hệ thống >> Công ty.
	Cho phép sửa/ xóa	Tích chọn nếu cho phép tổ chức liên quan được quyền sửa xóa các thông tin.
	Góp ý	Thông tin góp ý để những người liên quan cùng đọc được.
	Ghi nhớ của tôi	Thông tin ghi nhớ, lưu trữ và xem riêng cho từng tài khoản người dùng.