Cách thiết lập hồ sơ tài liệu theo giai đoạn dự án

Mục đích: Mỗi dự án khi triển khai sẽ phát sinh nhiều quyết định, tài liệu cần phải đảm bảo thực hiện, cung cấp đầy đủ. Do đó, tính năng được dùng để quản lý các bộ hồ sơ tài liệu cần phải cung cấp, đảm bảo theo từng giai đoạn triển khai dự án. Thông qua việc theo dõi đáp ứng tài liệu, quản trị dự án có thể kịp thời hiệu chỉnh, bổ sung để đảm bảo tiến độ và đủ tài liệu lưu trữ dự án theo quy định.

Hướng dẫn thiết lập:

1. Vào phần Thiết lập hồ sơ dự án theo đường dẫn Danh mục >> Dự án >> Hồ sơ dự án. Khi đó hiển thị giao diện: Lưới trái (danh sách hồ sơ dự án theo các loại dự án khác nhau) và Lưới phải (danh sách tài liệu cần đáp ứng theo từng trạng thái/giai đoạn triển khai dự án).

2. Nhấn "Thêm" trên thanh công cụ.

3. Cập nhật các thông tin trên form:

- Mã hồ sơ: Khai báo (bắt buộc) mã định danh của hồ sơ dự án.

- Tên hồ sơ: Khai báo (bắt buộc) tên của hồ sơ dự án.

- Hiển thị: Tích chọn để hiển thị (sử dụng) hồ sơ dự án.

- Thứ tự: Khai báo thứ tự sắp xếp (hiển thị) của hồ sơ dự án.

- Ghi chú: Cập nhật ghi chú của hồ sơ dự án.

4. Nhấn "Lưu đóng" để hoàn thành khai báo hồ sơ dự án. Hồ sơ dự án vừa thêm mới hiển thị trên giao diện.

5. Sang tab Chi tiết, nhấn "Thêm" để thêm chi tiết tài liệu theo bộ hồ sơ dự án vừa khai báo.

6. Cập nhật các thông tin trên form:

- Tài liệu: Khai báo (bắt buộc) tên tài liệu.

- Select files: Chọn tệp tài liệu tải lên.

- Trạng thái: Khai báo (bắt buộc) trạng thái (giai đoạn) dự án cần cung cấp, đảm bảo tài liệu ở trên.

- Dung lượng: Dung lượng file tài liệu được tải lên.

- Phiên bản: Phiên bản tài liệu.

- Hiển thị: Tích chọn để hiển thị (sử dụng) tài liệu dự án.

- Thứ tự: Khai báo thứ tự sắp xếp (hiển thị) của tài liệu dự án.

- Ghi chú: Cập nhật ghi chú.

7. Nhấn "Lưu đóng" để hoàn thành khai chi tiết tài liệu của hồ sơ dự án. Thông tin tài liệu vừa thêm mới hiển thị trên giao diện.